電子帳簿保存法について

Info222でインボイス制度について取り上げましたが、もうひとつの国税関係の大きな変革は電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法とは国税関係の帳簿や書類などを電子データで保存をするためのルールを定めた法律ですが、最低限何をしたら良いのか知りたいというのが中小事業者さまの本音ではないでしょうか。今回はその辺りをまとめてみました。
まず電子帳簿保存法には ①電子帳簿等保存 ②スキャナ保存 ③電子取引データ保存 の3つの区分に分けられます。

①電子帳簿等保存とは、自分がエクセルや会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類などを、電子データのまま保存することです
②スキャナ保存とは、紙で受領又は作成した書類を画像データで保存することです。具体的には自分が紙として作成した契約書や領収書、相手方から受領した紙の書類や領収書をスキャンして保存することです
③電子取引データ保存とは、請求書や領収書などをオンライン上でやり取りして電子的に送信したもの、受け取った取引情報をデータのまま保存することです

ここまで書いて、①と②については従来のように紙のまま保存することも認められています。ただし①については、一定の帳簿を訂正削除履歴が残るなどの「優良な電子帳簿」の要件を満たして電子的に保存をしていれば、過少申告加算税の軽減措置の適用を受けることができます。（ただしあらかじめ届出書を提出している必要があります）また②についてもスキャンで読み取った後の紙の書類は廃棄してもいいので、紙の書類の管理や保存の手間はなくなります。ただし単にスキャンして保存をすればいいわけではなく、入力期間の制限、解像度やカラー画像、タイムスタンプ（※）の付与などの条件がありますので、それらを理解した上で保存方法を選択する必要があります。

③の電子取引データについては従来どおりのやり方ではなく、申告義務のある方が、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやり取りした場合には、その電子データを保存しなければなりません。これについては受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存をする必要があります。保存をする際には「改ざん防止のための措置」「日付・金額・取引先で検索可能」「ディスプレイやプリンタ等を備え付ける」の要件があります。②のスキャナ保存の要件を満たしたＪＩＩＭＡ（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けたデータ保存システム会社やクラウドサービス会社と契約をすれば③のデータ保存の要件も満たすことになりますが、中小事業者にとっては大きな出費となるため、自社で「改ざん防止のための事務所処理規定を定めて守る」方法や「表計算ソフト等で検索簿を作成する方法」「規則的なファイル名を付す方法」などの方法も国税庁のホームページで紹介されていますので、そちらの方も確認してみてはいかがでしょうか。

（※）タイムスタンプ
電子的にデータに押す（付与する）スタンプ
付与された時刻に文書（電子データ）が存在することを証明でき、また付与した後にデータが改ざんされていないことを証明できます

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